westag_pfeil
Deutsch English

Unternehmensführung

  • Erklärung zur Unternehmensführung

    Die Prinzipien verantwortungsbewusster und guter Unternehmensführung bestimmen das Handeln der Leitungs- und Kontrollgremien der Westag & Getalit AG. Im Folgenden berichten Vorstand und Aufsichtsrat gemäß § 289f HGB über die Unternehmensführung.

  • Entsprechenserklärung

    Vorstand und Aufsichtsrat der Westag & Getalit AG erklären hiermit gemäß § 161 AktG, dass mit den nachfolgend aufgeführten derzeit bestehenden Ausnahmen den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019, die am 20. März 2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde ("Kodex"), zukünftig entsprochen wird und seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung entsprochen wurde:

     

    1. 1. Die Erstbestellung des Vorstandsmitglieds Michael Sindram mit Wirkung ab 15. April 2020 erfolgte für vier Jahre und neun Monate (Kodex B.3).

      Diese Empfehlung ist in den erst am 21.03.2020 in Kraft getretenen Kodex neu aufgenommen worden und hat daher bei der Bestellung des Vorstandsmitglieds noch keine Berücksichtigung gefunden. Künftige Erstbestellungen von Vorstandsmitgliedern werden gemäß der Empfehlung für längstens drei Jahre vorgenommen.
       
    2. 2. Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats war bisher nicht auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich (Kodex D.1).

      Diese Empfehlung ist in den Kodex neu aufgenommen worden. Ihr wird in Zukunft entsprochen.
       
    3. 3. Ein Prüfungsausschuss im Aufsichtsrat besteht nicht (Kodex D.3).

      Die Aufgaben des Prüfungsausschusses werden durch den Aufsichtsrat selbst wahrgenommen. Der Aufsichtsrat ist der Meinung, dass alle Aufsichtsratsmitglieder in die Belange eines Prüfungsausschusses involviert sein sollten. Dies wird auch durch die Anwesenheit des Abschlussprüfers bei nahezu allen Aufsichtsratssitzungen unterstrichen. Demzufolge wurde und wird von den Empfehlungen in D.4 des Kodex abgewichen.
       
    4. 4. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses bzw. der Vorsitzende des Aufsichtsrats ist nicht unabhängig vom kontrollierenden Aktionär (Kodex C.10 Satz 2).

      Die Aufgaben des Prüfungsausschusses werden durch den Aufsichtsrat selbst wahrgenommen. Im Rahmen der Empfehlung C.10 Satz 2 des Kodex ist daher vorsorglich auf den Vorsitzenden des Aufsichtsrats abzustellen, der bedingt durch die Eigentümerstruktur nicht unabhängig vom kontrollierenden Aktionär ist.
       
    5. 5. Der Aufsichtsrat hat nicht regelmäßig auch ohne den Vorstand getagt (Kodex D.7).

      Diese Empfehlung ist in den Kodex neu aufgenommen worden. Der Aufsichtsrat ist der Meinung, dass aufgrund der stets engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Vorstand auch in Zukunft regelmäßige Tagungen ohne den Vorstand nicht erforderlich sind. Der Aufsichtsrat hält es hingegen weiterhin für sinnvoll, der entsprechenden Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017 folgend, bei Bedarf ohne den Vorstand zu tagen.
       
    6. 6. In dem am 30.03.2020 auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlichten Bericht des Aufsichtsrats wird nicht angegeben, an wievielen Sitzungen der Ausschüsse die einzelnen Mitglieder des Aufsichtsrats jeweils teilgenommen haben (Kodex D.8).

      Diese Empfehlung ist in den erst am 21.03.2020 in Kraft getretenen Kodex neu aufgenommen worden und hat daher in dem am 30.03.2020 auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlichten Bericht noch keine Berücksichtigung gefunden. Künftige Berichte des Aufsichtsrats werden der Empfehlung D.8 entsprechen.
       
    7. 7. Der Aufsichtsrat hat in 2020 keine Selbstbeurteilung vorgenommen (Kodex D.13 Satz 1).

      Aufgrund der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit ist aus Sicht des Aufsichtsrats ein Höchstmaß an Effizienz gegeben. Eine ausdrückliche Selbstbeurteilung hält der jetzige Aufsichtsrat nicht für zweckdienlich.
       
    8. 8. Die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen werden nicht binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich gemacht (Kodex F.2 Hs. 2).

      Die Veröffentlichungen erfolgen innerhalb der gesetzlichen Fristen, insbesondere um dem Aufsichtsrat und dem Wirtschaftsprüfer genügend Zeit für die Befassung bzw. prüferische Durchsicht einzuräumen.
       
    9. 9. Die Gesellschaft hat bisher lediglich nicht mehr aktuelle Entsprechenserklärungen auf ihrer Internetseite zugänglich gemacht (Kodex F.5). Sie wird in Zukunft auch nicht mehr aktuelle Erklärungen zur Unternehmensführung mindestens 5 Jahre lang auf ihrer Internetseite veröffentlichen.
       
    10. 10. Im Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder ist nicht festgelegt, wie für die einzelnen Vorstandsmitglieder die Ziel-Gesamtvergütung bestimmt wird und welche Höhe die Gesamtvergütung nicht übersteigen darf (Maximalvergütung), welchen relativen Anteil die Festvergütung einerseits sowie kurzfristig variable und langfristig variable Vergütungsbestandteile andererseits an der Ziel-Gesamtvergütung haben und welcher Zusammenhang zwischen der Erreichung der vorher vereinbarten Leistungskriterien und der variablen Vergütung besteht (Kodex G.1, erster, zweiter und vierter Spiegelstrich).

      Diese Empfehlung ist in den am 21.03.2020 in Kraft getretenen Kodex neu aufgenommen worden und ergänzt die neuen gesetzlichen Vorgaben für Vorstandsvergütungssysteme börsennotierter Gesellschaften (insbesondere nach §§ 87a, 120a AktG), die allerdings erst im laufenden Jahr 2021 umzusetzen sind. Die neuen Empfehlungen haben daher im Berichtszeitraum keine Berücksichtigung gefunden. Das Vorstandsvergütungsystem der Westag & Getalit AG, das alle Empfehlungen in G.1 des Kodex berücksichtigt, wird im laufenden Jahr 2021 vom Aufsichtsrat beschlossen und soll in der ordentlichen Hauptversammlung 2021 gebilligt werden.
       
    11. 11. Der Aufsichtsrat hat die Zusammensetzung der geeigneten Vergleichsgruppe anderer Unternehmen zur Beurteilung der Üblichkeit der konkreten Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder im Vergleich zu anderen Unternehmen nicht offengelegt (Kodex G.3 Satz 1 Hs. 2).

      Diese Empfehlung ist in den erst am 21.03.2020 in Kraft getretenen Kodex neu aufgenommen worden und hat daher im Berichtszeitraum keine Berücksichtigung gefunden. Eine Offenlegung der Zusammensetzung der Vergleichsgruppe wird auch weiterhin nicht beabsichtigt. Der Aufsichtsrat behält sich eine gewisse Flexibilität bei der Zusammensetzung der geeigneten Vergleichsgruppe vor und hält eine Offenlegung daher nicht für sinnvoll. Nichtsdestotrotz werden zur Beurteilung der Üblichkeit geeignete Vergleichsgruppen herangezogen sowie das Verhältnis zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt und dieses auch in der zeitlichen Entwicklung berücksichtigt.
       
    12. 12. Der Aufsichtsrat legt für jedes Vorstandsmitglied die Leistungskriterien für alle variablen Vergütungsbestandteile nicht für das bevorstehende Geschäftsjahr fest (Kodex G.7 Satz 1).

      Die Ziele für die kurzfristig variablen Vergütungsbestandteile werden vom Aufsichtsrat jeweils erst in den ersten drei Monaten des maßgeblichen Geschäftsjahres festgelegt. Dies hält der Aufsichtsrat für zweckmäßig, weil dadurch insbesondere die Berücksichtigung der Zahlen aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr und der ersten Erkenntnisse aus dem laufenden Geschäftsjahr ermöglicht wird.
       
    13. 13. Der Aufsichtsrat legt die Höhe der individuell für ein Geschäftsjahr zu gewährenden Vergütungsbestandteile in Abhängigkeit von der Zielerreichung nicht nach Ablauf des Geschäftsjahres fest (Kodex G.9 Satz 1), sondern bereits im Dezember des maßgeblichen Geschäftsjahres.

      Im Dezember des maßgeblichen Geschäftsjahres besteht nach den bisherigen Erfahrungen bereits ausreichende Klarheit über die Zielerreichung.
       
    14. 14. Die den Vorstandsmitgliedern gewährten variablen Vergütungsbeträge werden von diesen nicht überwiegend in Aktien der Gesellschaft angelegt oder entsprechend aktienbasiert gewährt (Kodex G.10 Satz 1).

      Aufgrund der Eigentümerstruktur mit einem kontrollierenden Mehrheitsaktionär und einem geringen Anteil an Streubesitz werden variable Vergütungsbeträge nicht in Aktien angelegt und erfolgt die Gewährung variabler Vergütungsbeträge nicht aktienbasiert.
       
    15. 15. Es ist nicht vorgesehen, dass in begründeten Fällen die variable Vergütung einbehalten oder zurückgefordert werden kann (G.11 Satz 2 Kodex).

      Der Aufsichtsrat hält es nicht für erforderlich, besondere Einbehaltungs- oder Rückforderungsmöglichkeiten in Bezug auf die variable Vergütung vorzusehen. Bei ganz besonderen Umständen stehen ausreichende vertragliche und gesetzliche Mittel zur Verfügung, die ähnliche Ziele verfolgen (etwa § 87a Abs. 2 Satz 2, 87 Abs. 2 AktG).
       
    16. 16. Der höhere zeitliche Aufwand beim Vorsitz in den Aufsichtsratsausschüssen wird bei der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder satzungsgemäß nicht gesondert berücksichtigt (Kodex G.17).

      Die Satzung der Gesellschaft sieht vor, dass die Mitgliedschaften in Aufsichtsratsausschüssen gesondert vergütet werden. Eine separate Vergütung eines Ausschussvorsitzes erfolgt hingegen nicht und wird derzeit auch nicht für erforderlich gehalten.

     

    Die Entsprechenserklärung ist unter www.westag-getalit.com/Corporate-Governance zugänglich gemacht und wird bei Änderungen aktualisiert.

  • Relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken

    Compliance

    Die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen und internen Regelungen (Compliance) ist für die Westag & Getalit AG eine unverzichtbare Grundlage für ein erfolgreiches und nachhaltiges wirtschaftliches Handeln. Hierzu hat die Gesellschaft ein Rechtskataster erstellt, in dem wesentliche relevante Vorschriften, wichtige behördliche Genehmigungen und Verfügungen sowie die internen Richtlinien enthalten sind und von den verantwortlichen Mitarbeitern eingesehen werden können. Das Rechtskataster wird fortlaufend aktualisiert. Ferner besteht ein Compliance-Ausschuss, der derzeit mit dem Aufsichtsratssekretär und einem Mitglied des Aufsichtsrats besetzt ist. Dieses Gremium berichtet direkt an Vorstand und Aufsichtsrat. Grundlegende Vorgaben zum Schutz vor Korruption und Bestechung sind in der Compliance-Richtlinie festgehalten. Diese regelt unter anderem den Umgang mit Geschenken und Interessenkonflikten. Hinweisen auf potentielle Compliance Verstöße wird konsequent nachgegangen. Um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, auch anonym mögliche Compliance Verstöße zu melden, hat die Westag & Getalit AG eigens hierfür ein externes Hinweisgebersystem etabliert.

     

     

    Führungs- und Kontrollstrukturen

    Die Führungs- und Kontrollstrukturen der Westag & Getalit AG basieren auf den einschlägigen Rechtsvorschriften, der Satzung, dem Deutschen Corporate Governance Kodex sowie den Geschäftsordnungen des Aufsichtsrats und des Vorstands. Die Aufgaben der Vorstandsmitglieder sind nach funktionalen Gesichtspunkten aufgeteilt. Der Vorstand sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien. Eine flache Organisationsstruktur mit klar definierten Verantwortungsbereichen stellt eine schnelle und direkte Kommunikation im Unternehmen sicher und ermöglicht damit eine effektive Umsetzung der auf nachhaltige Wertschöpfung ausgerichteten Unternehmensziele.

     

    Rechnungslegung und Abschlussprüfung

    Der Jahresabschluss wird nach dem Handelsgesetzbuch vom Vorstand aufgestellt, vom Abschlussprüfer geprüft und vom Aufsichtsrat festgestellt bzw. gebilligt. Der Jahresabschluss wird innerhalb von 90 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres öffentlich zugänglich gemacht. Der Abschlussprüfer, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Niederlassung Bielefeld, hat, bevor er der Hauptversammlung zur Wahl vorgeschlagen wurde, gegenüber dem Aufsichtsrat erklärt, dass zwischen ihm und unserer Gesellschaft keine Sachverhalte vorliegen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Im Rahmen seiner Beauftragung wurde mit ihm vereinbart, dass der Aufsichtsratsvorsitzende über etwaige während der Prüfung auftretende Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich zu unterrichten ist, soweit diese nicht beseitigt werden. Außerdem wurde vereinbart, dass der Abschlussprüfer den Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich über etwaige falsche Angaben informiert, die sich im Rahmen der Prüfung herausstellen und für den Jahresabschluss oder den Lagebericht wesentlich sind.

     

    Umgang mit Risiken

    Eine nachhaltig erfolgreiche Unternehmensführung zeichnet sich auch durch den verantwortungsbewussten Umgang mit Risiken aus. Aufgabe des unternehmensinternen Risikomanagements und Risikocontrollings ist es, Risiken frühzeitig zu erkennen und ihnen angemessen Rechnung zu tragen. Über bestehende Risiken und deren Entwicklung wird der Aufsichtsrat vom Vorstand regelmäßig unterrichtet. Darüber hinaus werden die bestehenden Systeme und das Berichtswesen ständig weiterentwickelt. Weitere Angaben hierzu sind dem Risikobericht in unserem aktuellen Geschäftsbericht zu entnehmen.

     

    Transparente Unternehmensführung

    Im Umgang mit ihren Aktionären verfolgt die Gesellschaft den Grundsatz der umfassenden, regelmäßigen und zeitnahen Information. Über wesentliche Termine werden unsere Aktionäre regelmäßig durch einen Finanzkalender unterrichtet, der in unserem Geschäftsbericht, in unseren Quartalsmitteilungen sowie auf unserer Internetseite veröffentlicht ist. Unsere Geschäftsberichte sowie die Quartals-, Ad-hoc- und Presse-Mitteilungen werden unverzüglich nach Erscheinen auf unserer Internetseite veröffentlicht. Auch unsere Erklärung zur Unternehmensführung sowie die Entsprechenserklärung sind den Aktionären unter www.westag-getalit.com/Corporate-Governance zugänglich gemacht. Auf unserer jährlichen Hauptversammlung haben unsere Aktionäre die Möglichkeit, sich darüber hinaus zu informieren. Die Einberufung der Hauptversammlung einschließlich der entsprechenden Berichte und Vorlagen wird ebenfalls auf unserer Internetseite veröffentlicht.

     

    Vermeidung von Interessenkonflikten

    Interessenkonflikte von Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern, die unverzüglich offenzulegen sind, traten nicht auf.

     

    Meldepflichtige Wertpapiergeschäfte

    Gemäß Artikel 19 MAR (Marktmissbrauchsverordnung) meldepflichtige Geschäfte von Führungspersonen und diesen nahestehenden Personen wurden der Gesellschaft im Berichtsjahr nicht gemeldet.

     

    Aktionäre und Hauptversammlung

    Die Aktionäre der Westag & Getalit AG üben ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte auf der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung aus. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt gemäß § 14 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder sein Stellvertreter oder ein sonstiges Mitglied des Aufsichtsrats. Wenn nicht ein Mitglied des Aufsichtsrats den Vorsitz übernimmt, wird der Versammlungsleiter durch die Hauptversammlung unter der Leitung des ältesten anwesenden Aktionärs gewählt. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz und die Satzung zugewiesenen Aufgaben. Stimmberechtigt sind die Stammaktien der Gesellschaft. Vorzugsaktien gewähren vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Vorschriften kein Stimmrecht. Die Einladung und Teilnahme an der Hauptversammlung richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen und der Satzung der Gesellschaft.

    Die relevanten Angaben zu den Unternehmensführungspraktiken sind auf der Internetseite der Westag & Getalit AG unter www.westag-getalit.com/Corporate-Governance abrufbar.

  • Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen

    Die Westag & Getalit AG unterliegt als deutsche Aktiengesellschaft dem deutschen Aktienrecht und verfügt daher über ein duales Führungssystem mit den Organen Vorstand und Aufsichtsrat, die beide mit jeweils eigenständigen Kompetenzen ausgestattet sind.

    Der Vorstand führt gesamtverantwortlich die Geschäfte der Gesellschaft unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, der Unternehmenssatzung und seiner Geschäftsordnung mit dem Ziel einer nachhaltigen Wertschöpfung. Der Vorstand besteht derzeit aus drei Mitgliedern und hat keine Ausschüsse gebildet. Zusammen mit den Führungskräften entwickelt der Vorstand die Unternehmensstrategie, stimmt diese mit dem Aufsichtsrat ab und setzt diese um. Es finden regelmäßig Vorstandssitzungen und darüber hinaus fallweise Einzelgespräche zwischen den Vorstandsmitgliedern statt. Jedes Vorstandsmitglied leitet seinen Funktionsbereich in eigener Verantwortung, wobei grundsätzliche Entscheidungen und wichtige Einzelmaßnahmen jeweils mit den übrigen Vorstandsmitgliedern abgestimmt werden. Beschlüsse des Vorstands werden grundsätzlich in Sitzungen getroffen, die in der Regel einmal wöchentlich stattfinden. Durch schriftliche und mündliche Berichte informiert der Vorstand den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über die verfolgten Strategien, die Planungen, die Umsatz- und Ergebnisentwicklung, die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft, den Stand der Investitionen sowie über bedeutsame einzelne Vorgänge und Maßnahmen.

    Der Aufsichtsrat berät den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens und überwacht seine Tätigkeit. Ferner bestellt und entlässt er die Mitglieder des Vorstands und schließt mit diesen die Vorstandsverträge ab. Der Aufsichtsrat sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung. Ziel ist dabei, jetzt und in Zukunft die richtigen Leute in den richtigen Schlüsselpositionen zu haben, indem man Transparenz über die Führungskräftenachfolge schafft und vorausschauend in Talente investiert. Die Führungskräftenachfolge wird auf einem sogenannten Capabilities Dashboard festgehalten, das vierteljährlich vom Vorstand aktualisiert wird. Die Nachfolgeplanung wird einmal im Jahr und nach Bedarf mit dem Aufsichtsrat besprochen.

    Für zu bestellende Vorstandsmitglieder gilt eine Altersgrenze von 65 Jahren.

    Der Aufsichtsrat besteht derzeit aus sechs Mitgliedern, von denen vier von den Aktionären und zwei von den Arbeitnehmern gewählt worden sind. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird satzungsgemäß aus der Mitte des Aufsichtsrats gewählt. Der Aufsichtsrat hat zwei Ausschüsse gebildet, um die Effektivität seiner Arbeit zu steigern, nämlich einen Personal- und einen Nominierungs-Ausschuss. Dem Personalausschuss gehören Herr Schoten, Herr Müller und Herr Mion an. Vorsitzender des Personalausschusses ist Herr Schoten. Dem Nominierungsausschuss gehören Herr Schoten, Herr Müller und Herr Schouten an. Vorsitzender des Nominierungsausschusses ist Herr Schoten.

    Die Dauer der Zugehörigkeit der Mitglieder zum Aufsichtsrat ist wie folgt:

    Mitglied

    Erstbestellung

    Amtszeit bis

    Matthijs Schoten

    31.08.2018

    Ordentliche HV 2022

    Anne Schouten

    17.05.2019

    Ordentliche HV 2023

    Stefano Mion

    31.08.2018

    Ordentliche HV 2022

    Herbert Mueller

    31.01.2020

    Ordentliche HV 2024

    Dietmar Lewe

    08.08.2006

    Ordentliche HV 2022

    Kevin Zehles

    31.08.2018

    Ordentliche HV 2022

    Unter Berücksichtigung der Eigentümerstruktur mit einem kontrollierenden Mehrheitsaktionär, der im Aufsichtsrat angemessen vertreten werden sollte, ist nach Einschätzung der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat ein unabhängiger Anteilseignervertreter angemessen. Diese Einschätzung entspricht auch der Empfehlung C.9 des Kodex. Herr Müller erfüllt dabei die in den Empfehlungen C.6 und C.7 des Kodex formulierten Anforderungen an die Unabhängigkeit.

    Wesentliche Entscheidungen des Vorstands bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Das Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat ist bei der Westag & Getalit AG traditionell von Verantwortungsbewusstsein und Transparenz geprägt. Offene, konstruktive und vertrauensvolle Gespräche zwischen den Mitgliedern der beiden Gremien sorgen für eine effiziente Unternehmensführung. Auch die Arbeit in den Ausschüssen ist von konstruktiven und vertrauensvollen Gesprächen gekennzeichnet. Sowohl der Vorstand als auch der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse haben sich jeweils eine Geschäftsordnung gegeben. In jedem Geschäftsjahr finden mindestens vier Aufsichtsratssitzungen zusammen mit den Vorstandsmitgliedern statt. Die Sitzungen der Ausschüsse erfolgen nach Bedarf und in der Regel ohne die Anwesenheit von Vorstandsmitgliedern.

    Alle Aufsichtsratsmitglieder erhielten ein Governance Book, das in deutscher und englischer Sprache die Satzung, die Unternehmensrichtlinien, die verschiedenen Geschäftsordnungen sowie die aktuelle Fassung des Deutschen Corporate Governance Kodex enthält und damit die Arbeit der Gremien unterstützt.

    Aufgrund der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit im Aufsichtsrat ist aus Sicht des Aufsichtsrats ein Höchstmaß an Effizienz gegeben. Eine ausdrückliche Selbstbeurteilung hält der jetzige Aufsichtsrat nicht für zweckdienlich und hat eine solche daher in 2020 nicht vorgenommen.

    Ziele des Aufsichtsrats bezüglich seiner Zusammensetzung und Stand der Umsetzung sowie Informationen über die festgelegten Zielgrößen und Fristen gemäß § 76 Abs. 4 und § 111 Abs. 5 AktG

    Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen insgesamt über die zur verantwortungsvollen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Es sollen daher Kandidaten vorgeschlagen werden, die die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllen, die in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats festgelegte Altersgrenze von 75 Jahren bei der erstmaligen Wahl einhalten und dem vom Aufsichtsrat verabschiedeten Aufsichtsratsprofil entsprechen. Dieses bedeutet, dass die Kandidaten insbesondere durch ihre Kompetenz, Erfahrung, Integrität, Unabhängigkeit und Persönlichkeit in der Lage sind, die Aufgaben eines Aufsichtsratsmitglieds der Westag & Getalit AG verantwortungsvoll wahrzunehmen und die anderen Aufsichtsratsmitglieder gut ergänzen. Nach Überzeugung des Aufsichtsrats erfüllt seine derzeitige Zusammensetzung die Anforderungen des Corporate Governance Kodex sowohl bezüglich der Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium als auch hinsichtlich des Aspekts der Vielfalt mit Ausnahme der Beteiligung von Frauen.

    Der Aufsichtsrat befasste sich zuletzt am 12.05.2020 mit der vom Gesetzgeber geforderten Zielfestlegung für die Frauenquote im Aufsichtsrat und Vorstand. Es wurde gem. § 111 Absatz 5 AktG beschlossen, dass der Frauenanteil im Aufsichtsrat und Vorstand innerhalb einer Umsetzungsfrist bis zum 11.05.2025 20 % betragen soll. Das davor festgelegte Ziel für die Frauenquote im Aufsichtsrat und Vorstand von 0 % innerhalb einer Umsetzungsfrist bis zum 30.06.2020 entspricht dem derzeitigen Stand. Die neuen Zielgrößen wurden im Berichtszeitraum daher nicht erreicht.

    Für die erste Führungsebene unterhalb des Vorstands hat dieser am gleichen Tage mit der gleichen Umsetzungsfrist eine Zielgröße von 20 % und für die zweite Führungsebene unterhalb des Vorstands eine solche von ebenfalls 20 % beschlossen.

    Die Situation bezüglich des Frauenanteils in Aufsichtsrat, Vorstand und erster und zweiter Führungsebene stellte sich in 2020 wie folgt dar:

    Gremium

    Neubesetzungen 2020

    gesamt

    Neubesetzungen 2020

    davon Frauen

    Frauenanteil zum 31.12.2020

    Aufsichtsrat

    1

    0

    0,0%

    Vorstand

    1

    0

    0,0%

    1. Führungsebene

    4

    1

    5,3%

    2. Führungsebene

    0

    0

    3,2%

    Damit wurde das Ziel eines Frauenanteils von 20,0 % in den jeweiligen Gremien bzw. Führungsebenen in 2020 nicht erreicht.

    Traditionell bewerben sich innerhalb der Branche kaum Kandidatinnen auf entsprechende Ausschreibungen. Gleichwohl konnte für die erste Führungsebene im Jahr 2020 eine weibliche Führungskraft gewonnen werden. Dagegen ist in der zweiten Führungsebene eine Frau ausgeschieden, deren Position nicht wieder mit einer geeigneten weiblichen Führungskraft besetzt werden konnte.

  • Beschreibung, Ziele und Umsetzung des Diversitätskonzepts im Hinblick auf die Zusammenstzung des vertretungsberechtigten Organs und des Aufsichtsrats

    Aufsichtsrat und Vorstand halten es für erstrebenswert, dass sich beide Organe jeweils aus Persönlichkeiten mit unterschiedlichen Kompetenzen und Erfahrungen zusammensetzen, die sich jeweils ergänzen, so dass die umfassenden Kenntnisse und Erfahrungen durch die Gesamtheit der Vorstands- bzw. Aufsichtsratsmitglieder abgebildet werden.

    Wichtige Kriterien für die Besetzung einer Vorstandsposition mit Kandidaten bzw. Kandidatinnen sind deren fachliche Qualifikation für den jeweiligen Bereich, überzeugende Führungsqualitäten, die bisherige berufliche Tätigkeit und Teamfähigkeit.

    Für den Aufsichtsrat hat dieser ein Anforderungs- und Kompetenzprofil verabschiedet. Danach sollen der Aufsichtsrat bzw. dessen Mitglieder insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllen:

    Abdeckung folgender Kompetenzfelder:

    • Unternehmensstrategie und zukünftige strategische Entwicklung;
    • Vertriebliche Erfahrungen in den für die Gesellschaft relevanten Märkten;
    • Rechnungslegung oder Abschlussprüfung i.S.d. § 100 Abs. 5 AktG;
    • Risikomanagement, Compliance und Recht;
    • Leitung oder Überwachung vergleichbarer Unternehmen;
    • Technologische Einflussfaktoren;
    • Ausländische Märkte.



    Erfüllung folgender fachlicher Voraussetzungen:

    • Allgemeines Verständnis für ein mittelständisches Industrieunternehmen;
    • Fähigkeit, die dem Aufsichtsrat vorgelegten Berichte zu verstehen, zu bewerten und daraus eigene Schlussfolgerungen zu ziehen;
    • Fähigkeit, die Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der zu bewertenden Geschäftsentscheidungen beurteilen zu können;
    • Fähigkeit, die Jahresabschlussunterlagen gegebenenfalls mit Hilfe des Abschlussprüfers bewerten zu können;
    • Eine abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung in einem größeren Unternehmen.



    Mitbringen folgender persönlicher Voraussetzungen:

    • Bereitschaft und Fähigkeit zu ausreichendem inhaltlichen Engagement;
    • Bereitschaft zur regelmäßigen Fortbildung;
    • Persönliche Unabhängigkeit und Integrität;
    • Verschwiegenheit;
    • Interaktions- und Teamfähigkeit;
    • Kooperationsfähigkeit;
    • Führungsqualität und Überzeugungskraft.



    Bei Vorschlägen für Aufsichtsratskandidaten ist auf eine ausgewogene Zusammensetzung zu achten, so dass die gewünschten Fachkenntnisse im Aufsichtsrat möglichst breit vertreten sind. Mindestens ein unabhängiges Mitglied muss über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen.

    Die aktuelle Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat entspricht den Zielen bzw. dem Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat.

     

    Rheda-Wiedenbrück, 19. März 2021

    Westag & Getalit

    Aktiengesellschaft

                                                              

    gez.gez. 
    M. SchotenM. Sindram
    Vorsitzender des AufsichtsratsVorstandsvorsitzender